開業にあたり、開催を検討している方もいるのではないでしょうか。
円滑に運営することができれば、経営の早期安定化に向けて効果的な施策となりえます。
そこで本記事では、クリニックを開業する際に行う内覧会の流れやメリットについて解説します。
成功させるために押さえておきたいポイントもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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クリニックの開業における内覧会とは？
クリニックの開業に際して開催する内覧会とは、地域住民や、開業に携わった関係者の方をお招きして、自院を紹介する見学会のようなものです。
自院の診療方針や内装、設備、勤務する医師・スタッフなどを紹介するとともに、気軽に参加できるレクリエーションや健康相談を行うのが一般的といわれています。
近年は、医療広告に関する規制が厳しくなったことで、自院の魅力をうまく伝えきれずにいるクリニックもあります。
内覧会は、こうした規制への対応に苦慮することなく、自院の魅力を直接伝えることができるPR活動として注目されているのです。
開業時に内覧会を開催するメリット
クリニックを開業時の内覧会には、以下の3つのメリットがあります。
クリニックの開業時に内覧会を開催するメリット
- 周辺地域の住民に認知してもらえる
- 受診する際のハードルを下げられる
- 周辺地域のニーズを把握できる
周辺地域の住民に認知してもらえる
周辺地域に住む多くの方々に自院の存在を認知してもらえることは、内覧会の目的であり、メリットでもあります。
内覧会を開催すれば、クリニックを開業したことを周辺の方々に知ってもらうことができます。
また内覧会にいらした方には直接自院の魅力を伝えられるため、看板やチラシ、SNSといった一般的な広報活動よりも、効果的に集患を促すことが可能です。
くわえて、自院の魅力をうまくアピールできれば、内覧会に参加した方が、口コミを広げてくれる可能性もあります。
受診する際のハードルを下げられる
はじめて受診してもらう際のハードルを下げられることも、内覧会を開催するメリットの一つです。
患者さんが受診するクリニックを選ぶポイントには、提供される医療にくわえて、どのような院内環境なのか、またどのような医師・スタッフがいるのかなども含まれます。
内覧会にいらした方は、一度見た施設に、知っている医師・スタッフが勤務しているため、初めて訪れるクリニックよりも受診しやすく感じるでしょう。
クリニック開業時の流れと成功する秘訣についてもっと知りたい方はこちら
関連記事：クリニックを開業するまでの流れと成功させるポイントを解説
周辺地域のニーズを把握できる
内覧会の開催は、地域住民に対するアピールだけでなく、自院の安定的な経営を目指すうえでの情報収集にも役立ちます。
その場で相談会やアンケート調査を行えば、周辺地域に住む方が抱えている健康の悩みや、クリニックに求めているものを知ることができるからです。
このようにニーズを把握して診察にあたれば、開業直後から患者さんとのスムーズな信頼関係の構築が可能となります。
また、クリニックの安定的な経営には、再診率を上げることが不可欠です。
しかし、クリニックに求めるものは患者によって異なるため、一概に判断するのは非常に困難といえます。
内覧会を通じて地域住民のニーズを把握すれば、その地域に根差した運営方針を決めやすくなり、再診も促しやすくなります。
開業時の内覧会を開催する流れ
内覧会を開催するメリットを踏まえたうえで、ここからは開催するまでの具体的な流れを見ていきましょう。
内覧会を開催するまでの流れは、以下の通りです。
内覧会を開催するまでの流れ
- 日時を調整する
- 内覧会の開催を告知する
- 内覧会に必要なスタッフを確保・配置する
- 当日のセッティングを行う
日時を調整する
内覧会を開催する際は、まず開催日時を決定します。
一般的な開催期間は、1～2日間程度といわれています。
多くの方々にお越しいただいたうえで、関心を持ってくれた方がただちに受診できるように、開業前の週末（土日・3連休となる祝日など）に開催するのがおすすめです。
開催時間は、来場する時間を選べるように、10～16時といった具合に幅をもたせるのがよいでしょう。
なお、内覧会の開催は開業直後となっても問題ありません。
しかし、日常業務で各フロアが忙しくなってしまうので、開業前の準備段階で行うほうがより円滑に運営しやすいといえます。
内覧会の開催を告知する
内覧会の日時が決定したら、クリニックの周辺地域にお住まいの方々へ開催する旨を告知しましょう。
ターゲットはクリニックの周辺地域にお住まいの方々であるため、告知する手段には、新聞の折り込みチラシやポスティング、最寄り駅付近でのビラ配りなどが適しています。
上記のような手段で告知する場合は、内覧会の内容をきちんと明記することが大切です。
内覧会に必要なスタッフを確保・配置する
内覧会の円滑な運営に向けて、当日必要になるスタッフを確保し、配置を決めていきます。
クリニック一丸となって魅力を伝えるためにも、通常の診療体制と同じ人数のスタッフを配置するのが望ましいです。
内覧会の開催日や内容を決定したあとは、自院のスタッフへ迅速に周知しましょう。
呼び込みやノベルティの配布で人員が必要となり、内覧会を自院のスタッフだけで仕切るのが難しい場合は、アルバイトの雇用やご家族・友人への依頼を検討してみてください。
当日のセッティングを行う
スタッフの確保と配置が完了したら、内覧会当日のセッティングを行いましょう。
自院の清掃やポスターの貼り出し、当日に配布するチラシやノベルティの準備にくわえて、スタッフの役割や対応についてもミーティングで確認することが不可欠です。
車いすや杖を使用する方がいらした場合は、不便を感じないように適宜サポートが求められます。
また、当日が悪天候の場合には、傘立てやマットの用意、雨水の拭き取りを行わなければなりません。
内覧会を円滑に運営するためには、どのような状況にも対応できるような体制を整えることが重要です。
開業時の内覧会を成功させるポイント
ここからは、クリニックの内覧会を成功に導く以下の3つのポイントを解説します。
内覧会を成功させるポイント
- ポイント①内覧会の目的を明確にする
- ポイント②スタッフとの連携を強化する
- ポイント③来場者と積極的にコミュニケーションを取る
ポイント①内覧会の目的を明確にする
内覧会を成功させるには、開催する目的を明確に定めることが重要です。
これといった目的を定めずに内覧会を開催すれば、開業後に受診を促したいターゲットに対して適切なアプローチができず、期待するほどの集患効果は得られません。
まずは、「自院の強みを伝えたい」「スタッフの人柄をアピールして受診しやすいクリニックと認知してもらいたい」といった目的を設定しましょう。
これらが明確になれば、内覧会で具体的に何をすべきかも決めやすくなります。
ポイント②スタッフとの連携を強化する
自院のスタッフと内覧会の目的を共有して連携を強めることも、成功に欠かせないポイントの一つです。
先述したように、スタッフの印象はクリニック全体の評価に強く影響します。
挨拶や丁寧な言葉遣い、身だしなみといったマナーを守ることにくわえて、明るい表情で接することは、内覧会へいらした方に好印象を与えられます。
さらに、車いすでお越しの方のサポートや、急激な天候の変化に対し、適切に対応することができれば、来場者から好感を得られるでしょう。
また内覧会では、診療時間や予約時間といった、自院に関する質問にスタッフが答えなければならない場面も多くあります。
円滑に対応するためにも、事前に想定される問答を共有し、どのスタッフでも同じ回答ができるように準備しておくことも大切です。
ポイント③来場者と積極的にコミュニケーションを取る
内覧会に来てくださった方とは、積極的にコミュニケーションを取るように心がけてください。
内覧会には、「どんな医師が診察するんだろう？」と気になって来場する方が多くいらっしゃいます。
健康のお悩み相談や、交流を図る催しでコミュニケーションをとり、親しみを持ってもらえれば、そのまま開業後の受診へと促せます。
また内覧会での印象が良ければ、口コミでより多くの方に伝えてもらえる可能性もあるため、内覧会にいらしていない方に向けた集患対策にもなるでしょう。
内覧会を円滑に運営できれば、開業後の集患を効果的に促せます
今回は、クリニック開業時の内覧会の流れや、成功させるポイントについて解説しました。
内覧会には、自院を地域住民の方々に認知してもらうことで集患を促せるほか、ニーズも把握できるという効果があります。
開催日時と内容を決めたら、ポスティングやビラ配りなどで周辺地域に告知しましょう。
内覧会を成功させる秘訣は、開催する目的を明確にすること、そして来場者に好印象を与えることです。
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